Compliance und Hinweisgebersystem
Offenheit und Integrität uns sehr wichtig. Wir wollen als ehrliche, zuverlässige und gewissenhafte Institution des Gesundheitswesens wahrgenommen werden und die dazu an uns gestellten Anforderungen erfüllen. Wir verstehen, dass sich unsere Patienten, Mitarbeiter, Kooperationspartner und die Vertreter staatlicher Stellen auf uns verlassen können müssen. Daher erwarten wir von unseren Mitarbeitern und unseren Geschäftspartnern die Einhaltung der Gesetze und der damit übereinstimmenden, allgemein anerkannten Gebräuche.
Ansprechpartner in Fragen von Compliance ist das Justiziariat, an das Sie sich gern wenden können. Da es uns wichtig ist, von potenziellen Verstößen und Fehlverhalten zu erfahren, haben Sie überdies die Möglichkeit, sogenannte Compliance-Verstöße (Verstöße gegen geltende Gesetze und Rechtsvorschriften, unternehmenseigene Richtlinien oder Anweisungen) zu melden.
Eine Meldung kann auf folgenden Wegen erfolgen:
- telefonisch: 0375 51-3371
- schriftlich an die Anschrift:
HBK Verwaltung und Bildung gemeinnützige GmbH
Qualitätsmanagement | Haus 7a
Karl-Keil-Straße 35
08060 Zwickau
- per E-Mail: hinweis@hbk-zwickau.de
- über die Meldeplattform der EKKplus GmbH (> sicher-melden.de)
Das Hinweisgebersystem steht allen Institutionen und Bürgern, auch unseren Mitarbeitern, zur Verfügung. Um eine angemessene und zeitnahe Bearbeitung Ihrer Meldung sicherzustellen, ist es wichtig, dass die Meldung so konkret wie möglich ist. Es empfiehlt sich deshalb, bei der Abgabe Ihrer Hinweismeldung die fünf W-Fragen zu berücksichtigen: Wer? Was? Wann? Wie? Wo? Jeder Hinweisgeber sollte darauf achten, dass er die Fakten objektiv, akkurat und vollständig darstellt. Persönliche Erfahrungen, mögliche Werturteile oder subjektive Auffassungen sollten als solche kenntlich gemacht werden.
Zur Untersuchung der von Ihnen abgegeben Hinweisen ist es von Vorteil, wenn Sie uns für weitere Fragen zur Verfügung stehen.
Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Meldung von Regel- oder Gesetzesverstößen. Für Patienten- und Beschwerdeanliegen nutzen Sie bitte den Meinungsbogen des Qualitätsmanagement >.
Zur Untersuchung der von Ihnen abgegeben Hinweisen ist es von Vorteil, wenn Sie uns für weitere Fragen zur Verfügung stehen.
Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Meldung von Regel- oder Gesetzesverstößen. Für Patienten- und Beschwerdeanliegen nutzen Sie bitte den Meinungsbogen des Qualitätsmanagement >.
Wir wahren grundsätzlich die Vertraulichkeit der Identität folgender Personen:
Die Identität der genannten Personen wird ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt, soweit sich aus gesetzlichen Regelungen nichts anderes ergibt.
- der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Compliance-relevante Verstöße betreffen oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
- der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
- der sonstigen in der Meldung genannten Personen.
Die Identität der genannten Personen wird ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt, soweit sich aus gesetzlichen Regelungen nichts anderes ergibt.
Im Rahmen des Verfahrens werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Der Umgang mit diesen Daten erfolgt unter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze. Es werden nur die Daten verarbeitet, die für die Zwecke der HBK-Hinweisgeberrichtlinie objektiv erforderlich sind.
Die erhobenen Daten werden ausschließlich für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke genutzt. Die Bereitstellung der Daten erfolgt insbesondere, um die gesetzlichen Pflichten des Unternehmens bzw. Compliance im Unternehmen sicherzustellen.
Bei Beschäftigten kann sich die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten auch aus § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG ergeben, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, die den Verdacht begründen, dass der Beschäftigte im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse des Beschäftigten am Ausschluss der Verarbeitung überwiegt.
Sofern und soweit Daten auch nach Ablauf der üblichen Speicherdauer aufbewahrt werden, erfolgt diese Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen des Unternehmens, die gegenüber den Interessen des jeweils Betroffenen überwiegen. Berechtigte Interessen sind hier die Geltendmachung, die Ausübung eigener oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche, wobei hier im Einzelfall die Speicherdauer zu bestimmen ist.
Erteilt ein Hinweisgeber seine Einwilligung in die Offenlegung seiner Daten, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO bzw. § 26 Abs. 2 BDSG. Die infolge einer Meldung erhobenen Daten der gemeldeten Person werden getrennt von ihren übrigen im Unternehmen gespeicherten Daten aufbewahrt. Durch entsprechende Berechtigungssysteme und angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen ist sichergestellt, dass nur die jeweils zuständigen Personen Zugriff auf diese Daten erlangen. Dies gilt auch für die Daten des Hinweisgebers.
Die Daten werden lediglich an berechtigte Personen übermittelt und nur soweit dies für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist.
Daten, die im Zusammenhang mit einer Meldung erhoben wurden und die nicht für das Verfahren von Relevanz sind, werden unverzüglich gelöscht. Im Übrigen erfolgt die Löschung der erhobenen Daten grundsätzlich innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der unternehmensinternen Ermittlungen. Kommt es infolge eines Fehlverhaltens im Sinne dieser Richtlinie oder eines Missbrauchs des Hinweisgebersystems gemäß Ziffer 8 zu einem Straf-, Disziplinar- oder Zivilgerichtsverfahren, kann sich die Speicherdauer bis zum rechtskräftigen Abschluss des jeweiligen Verfahrens verlängern. Eine Verlängerung der Speicherdauer kann sich auch ergeben, wenn die Daten für die Geltendmachung, die Ausübung von eigenen oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist; hier ist im Einzelfall die Erforderlichkeit der Speicherdauer zu bestimmen.
Personen, die an dem Verfahren beteiligt sind, darunter auch der Hinweisgeber selbst, können sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens wenden, um kontrollieren zu lassen, ob die aufgrund der einschlägigen anwendbaren Bestimmungen bestehenden Rechte beachtet wurden. Den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens erreichen Sie wie folgt: datenschutzbeauftragter@hbk-zwickau.de
Die erhobenen Daten werden ausschließlich für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke genutzt. Die Bereitstellung der Daten erfolgt insbesondere, um die gesetzlichen Pflichten des Unternehmens bzw. Compliance im Unternehmen sicherzustellen.
Bei Beschäftigten kann sich die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten auch aus § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG ergeben, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, die den Verdacht begründen, dass der Beschäftigte im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse des Beschäftigten am Ausschluss der Verarbeitung überwiegt.
Sofern und soweit Daten auch nach Ablauf der üblichen Speicherdauer aufbewahrt werden, erfolgt diese Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen des Unternehmens, die gegenüber den Interessen des jeweils Betroffenen überwiegen. Berechtigte Interessen sind hier die Geltendmachung, die Ausübung eigener oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche, wobei hier im Einzelfall die Speicherdauer zu bestimmen ist.
Erteilt ein Hinweisgeber seine Einwilligung in die Offenlegung seiner Daten, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO bzw. § 26 Abs. 2 BDSG. Die infolge einer Meldung erhobenen Daten der gemeldeten Person werden getrennt von ihren übrigen im Unternehmen gespeicherten Daten aufbewahrt. Durch entsprechende Berechtigungssysteme und angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen ist sichergestellt, dass nur die jeweils zuständigen Personen Zugriff auf diese Daten erlangen. Dies gilt auch für die Daten des Hinweisgebers.
Die Daten werden lediglich an berechtigte Personen übermittelt und nur soweit dies für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist.
Daten, die im Zusammenhang mit einer Meldung erhoben wurden und die nicht für das Verfahren von Relevanz sind, werden unverzüglich gelöscht. Im Übrigen erfolgt die Löschung der erhobenen Daten grundsätzlich innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der unternehmensinternen Ermittlungen. Kommt es infolge eines Fehlverhaltens im Sinne dieser Richtlinie oder eines Missbrauchs des Hinweisgebersystems gemäß Ziffer 8 zu einem Straf-, Disziplinar- oder Zivilgerichtsverfahren, kann sich die Speicherdauer bis zum rechtskräftigen Abschluss des jeweiligen Verfahrens verlängern. Eine Verlängerung der Speicherdauer kann sich auch ergeben, wenn die Daten für die Geltendmachung, die Ausübung von eigenen oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist; hier ist im Einzelfall die Erforderlichkeit der Speicherdauer zu bestimmen.
Personen, die an dem Verfahren beteiligt sind, darunter auch der Hinweisgeber selbst, können sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens wenden, um kontrollieren zu lassen, ob die aufgrund der einschlägigen anwendbaren Bestimmungen bestehenden Rechte beachtet wurden. Den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens erreichen Sie wie folgt: datenschutzbeauftragter@hbk-zwickau.de
